Maßnahmenkatalog

Es gibt viele Möglichkeiten, um Nachhaltigkeitsaspekte in der Geschäftsreisepraxis Ihres Unternehmens zu integrieren und somit die CO2-Bilanz zu verbessern. Am Anfang steht dabei immer die Reiseentscheidung, denn nicht jede Geschäftsreise ist für den Erfolg Ihres Unternehmens wirklich notwendig. Im Folgenden haben wir Ihnen einen Maßnahmenkatalog zusammengestellt, sodass Sie Ihre Mitarbeitenden erfolgreich bei der Entscheidung für oder gegen eine Geschäftsreise, bestimmte Verkehrsmittel oder den nächsten Firmenwagen unterstützen können. So können Sie sich die Maßnahmen raussuchen, die für Ihr Unternehmen passen und Verantwortung übernehmen.

Reiserichtlinien

Eine gute Möglichkeit, Maßnahmen zur Vermeidung von Geschäftsreisen oder der klimafreundlichen Gestaltung dieser in Ihrem Unternehmen umzusetzen, ist die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten in Ihrer Reiserichtlinie. Auf diese Weise schaffen Sie klare Vorgaben für Ihre Mitarbeiter:innen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

Reiseentscheidung

Die Entscheidung gegen eine Geschäftsreise hat das wohl größte CO2-Einsparpotenzial, denn am wenigsten Emissionen werden dann verursacht, wenn nicht gereist und Termine digital wahrgenommen werden. Damit also keine vermeidbaren Emissionen entstehen, ist eine zweckgebundene Reiseentscheidung wichtiger denn je. Und so können Sie Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen:

  • Definieren Sie klare Gründe für Geschäftsreisen als Entscheidungsgrundlage und Orientierungshilfe für Ihre Mitarbeitenden.
  • Prüfen und hinterfragen Sie den Zweck der Reise individuell im Vorfeld. Ist der Grund der Reise geschäftskritisch oder lässt sich der Mehrwert durch die Geschäftsreise auch im digitalen Raum generieren?
  • Gehen Sie mit gutem Vorbild voran und geben Sie die Nutzung digitaler Formate für z. B. interne Absprache und Regeltermine vor.
  • Investitionen in interne IT-Systeme, Tools und die allgemeine Bereitstellung einer digitalen Infrastruktur verbessert Online-Meetings und kann Ihren Mitarbeitenden die Entscheidung für virtuelle Treffen erleichtern.

Reiseplanung

Ist die Entscheidung für eine Geschäftsreise gefallen, ist der Planungsprozess ein nächster wichtiger Schritt. Denn auch wie eine Geschäftsreise durchgeführt wird, hat einen großen Einfluss auf unsere Umwelt. Achten Sie also darauf, dass Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen gut geplant werden.

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Bereich intelligenter Streckenplanung und stellen Sie entsprechende Tools zur Verfügung, sodass künftig Fahrten z. B. durch das Verbinden von Terminen eingespart werden können.
  • Stimmen Sie interne Termine zeitlich aufeinander ab. Wenn z. B. die Jahresversammlung Ihres Unternehmens direkt vor der Weihnachtsfeier stattfindet, müssen ggf. einige Mitarbeitende nur einmal anreisen und sparen sich somit eine Geschäftsreise.
  • Etablieren Sie CO2-Emissionen neben Preis, Qualität und Convenience als wichtiges Entscheidungskriterium in der Reiseplanung in Ihrem Unternehmen.
  • Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Verkehrsmittelwahl, denn unterschiedliche Verkehrsmittel haben unterschiedliche CO2-Werte. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Verkehrsmittelwahl

Eindeutige Vorgaben bezüglich der Verkehrsmittelwahl schaffen Klarheiten für Sie und Ihre Mitarbeitenden. Es gibt verschiedene Kriterien zur Verkehrsmittelwahl, die sich natürlich auch anpassen oder kombinieren lassen. Auch ist es je nach Ihrem Geschäftsmodell eventuell sinnvoll, klare Ausnahmen zu formulieren und in Ihrer Richtlinie festzuhalten, z. B. zum Transport größerer Lasten oder für den Fall, dass sich Termine mit bestimmten Verkehrsmitteln nicht sinnvoll verbinden ließen.

  • Binden Sie die Verkehrsmittelwahl an Entfernungen (gemessen in km). Sie können genau definieren, wie weit die Entfernung maximal sein darf, um die Dienstreise mit dem PKW durchzuführen, bzw. wie weit die Entfernung minimal sein muss, um eine Flugreise zu rechtfertigen.
  • Nutzen Sie CO2-Emissionen als Entscheidungsgrundlage für die Verkehrsmittelwahl. In diesem Zusammenhang können Sie einen zeitlichen Mehraufwand und Mehrkosten vorgeben, die mindestens erreicht werden müssen, um ein Verkehrsmittel mit höheren CO2-Emissionswerten wählen zu dürfen. Dabei gilt: Je höher die CO2-Emissionen eines Verkehrsmittels, desto höher sollten der zeitliche Mehraufwand und die Mehrkosten sein.
  • Legen Sie eine eindeutige Priorisierung fest, wonach Verkehrsmittel gewählt werden müssen. Das heißt, das am höchsten priorisierte Verkehrsmittel ist immer dann zu wählen, wenn es für die Strecke verfügbar ist. Natürlich können Sie auch die Priorisierung um weitere Faktoren wie z. B. Zeit- und Kostenfaktoren erweitern und Ausnahmen formulieren. Wir schlagen folgende Priorisierung vor:
    1) Öffentliche Verkehrsmittel 2) PKW, Fahrgemeinschaft 3) PKW, Alleinfahrt 4) Flugzeug

Zugreisen

Reisen mit dem Zug haben im Vergleich zu anderen Verkehrsmitteln einen besonders niedrigen CO2-Ausstoß. Aus diesem Grund sollten Zugreisen (bzw. allgemein Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln) in Ihrem Unternehmen priorisiert werden. Überzeugen Sie Ihre Mitarbeitenden von den Vorteilen einer Zugfahrt - z. B. können Sie die Zeit bequem zum Arbeiten nutzen.

  • Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer BahnCard aus und geben Sie Ihr Einverständnis für eine unbeschränkte Privatnutzung. So sind Ihre Mitarbeitenden auch in ihrer Freizeit klimafreundlich mobil. 
    Achtung: Die Überlassung der BahnCard für die private Nutzung ist nur dann steuerfrei, wenn durch die betriebliche Nutzung für Geschäftsreisen mindestens die Höhe der Kosten der BahnCard eingespart werden. Ansonsten entsteht ein geldwerter Vorteil für Mitarbeitende, der versteuert werden muss.
  • Legen Sie Entfernungen oder die Reisedauer fest, ab der eine Zugfahrt in der 1. Klasse gebucht werden kann und erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern auf diese Art die Entscheidung für eine Zugfahrt - auch bei längeren Strecken.

Flugreisen

Flüge haben im Vergleich zu anderen Verkehrsmitteln einen besonders hohen CO2-Ausstoß. Die Entscheidung, ob eine Flugreise wirklich notwendig ist oder ob der Termin digital stattfinden kann bzw. das Reiseziel durch andere, klimafreundlichere Verkehrsmittel erreicht werden kann, ist dabei umso wichtiger.

  • Aufgrund der besonders hohen CO2-Emissionen von Flügen, empfiehlt CO2meet die Festlegung eines generellen innerdeutschen Flugverbots.
  • Unterschiedliche Airlines haben unterschiedliche CO2-Werte. Die Klimaeffizienz hängt dabei von verschiedenen Faktoren, wie z. B. dem Flugzeugtyp, den Triebwerken oder der Bestuhlung und Auslastung ab. Der Atmosfair Airline Index bewertet Fluggesellschaften aufgeteilt in Kurz-, Mittel- und Langstrecke nach diesen Kriterien und hilft Flugreisenden, die CO2-Effizienz bei ihrer Reiseentscheidung zu berücksichtigen.
  • Ein zuvor festgelegtes Flugkontingent kann Ihren Mitarbeitenden die Entscheidung für oder gegen eine Flugreise erleichtern. Wird das Kontingent vorab gut gewählt, kann es zu einer Verringerung der stattfindenden Flüge und zu einer Fokussierung auf wirklich relevante Flugreisen führen. Da besonders viele CO2-Emissionen beim Start ausgestoßen werden, empfiehlt CO2meet Flüge mit Zwischenlandungen als zwei Flugreisen zu werten.
  • Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen bei Fluganfragen aktiv alternative Bahnverbindungen an.

Fuhrpark

Ganz ohne unternehmenseigenen Fuhrpark geht es oftmals (noch) nicht. Aber auch hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Nachhaltigkeit zu integrieren.

  • Stellen Sie Ihren Fuhrpark auf umweltfreundlichere Fahrzeuge um. Achten Sie dabei z. B. auf Antriebstechniken mit geringeren CO2-Emissionen sowie Fahrzeuge mit niedrigeren Treibstoffverbrauchs- sowie Abgaswerten.
  • Bei der Wahl und Nutzung von E-Autos können Sie die Ladesäulenkarte der Bundesnetzagentur zu Rate ziehen, um längere Strecken mit Ladepausen zuverlässig planen zu können.
  • Verkleinern Sie den Fuhrpark Ihres Unternehmens durch die Nutzung von Mietwagen- oder CarSharing-Angeboten.
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Fahrzeuge Ihres Fuhrparks auch zur geteilten, privaten Nutzung zur Verfügung. Auf diese Weise ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen nicht nur auf den eigenen Dienstwagen, sondern auch auf den privaten PKW zu verzichten.

Dienstwagen

Für den Umwelt- und Klimaschutz ist es besonders hilfreich, soweit möglich auf Carsharingangebote zurückzugreifen oder Ihren Mitarbeitenden einen geteilten Fahrzeugpool für Geschäftsreisen zur Verfügung zu stellen, denn nicht jede:r Mitarbeiter:in ist auf einen eigenen Dienstwagen angewiesen. Aber: Für manche Positionen ist der Dienstwagen erforderlich, hier gibt es jedoch verschiedene Aspekte, die Sie bei der Auswahl des Dienstwagens berücksichtigen können, um auf diese Weise CO2 zu sparen.

  • Nutzen Sie die jährlich gefahrene Strecke (durchschnittlich, gemessen in km) von Geschäftsreisen als Grundlage, welchen Antrieb ein neuer Dienstwagen haben darf. Ist Ihr:e Mitarbeiter:in zwar regelmäßig unterwegs, fährt aber eher kurze Strecken, eignet sich ein PKW mit Elektroantrieb besonders gut. 
    Achtung: Die Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden ist hier besonders wichtig, um zu vermeiden, dass absichtlich längere Strecken gefahren werden, um ein bestimmtes Fahrzeug beanspruchen zu dürfen.
  • Erstellen Sie eine Richtlinie zur Wahl der Dienstwagen. Dort können Sie ganz genau festhalten, welche Kriterien Dienstwagen erfüllen müssen, welche Werte eingehalten werden müssen, etc.
  • Bieten Sie Mitarbeiter:innen mit Anspruch auf einen Dienstwagen aktiv die BahnCard 100 (in der 1. Klasse) als Alternative an.
  • Alternativ können Sie Ihren Mitarbeiter:innen finanzielle Anreize bieten, um auf den eigenen Dienstwagen zu verzichten. Und falls doch ein eigener Dienstwagen notwendig ist, können Sie die Fahrzeugwahl durch Bonuszahlungen für die Wahl kleinerer und emissionsärmerer Fahrzeuge beeinflussen.
  • Legen Sie Zuzahlungsgrenzen entsprechend der Höhe der CO2-Emissionen fest und erhöhen Sie so die Attraktivität eines Dienstwagens mit niedrigen CO2-Emissionen.
  • Sie können die Entscheidungen für ein (kleineres) Elektrofahrzeug ebenfalls durch besondere Ausstattungen belohnen.

Alternativen der betrieblichen Mobilität

In der betrieblichen Mobilität gibt es verschiedene Optionen, die eine klimafreundliche Alternative zum klassischen Dienstwagen darstellen und trotzdem unterschiedliche Vorteile für Ihre Mitarbeitenden mitbringen.

  • Vergeben Sie ein individuell festgelegtes Mobilitätsbudget an Ihre Mitarbeiter:innen. Das Budget kann entweder an monetären Kosten oder an CO2-Emissionen gemessen werden und sorgt dafür, dass die vorher bestimmte Grenze nicht überschritten wird. So wissen Sie schon vorher, welche CO2-Emissionen maximal anfallen. Achtung: Auch in diesem Fall ist eine vorgegliederte Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden besonders wichtig. Für Ihr Unternehmen ist es nicht zielführend, wenn wichtige Termine nicht wahrgenommen werden, um CO2 oder Kosten einzusparen, um z. B. zu einem späteren Zeitpunkt eine eventuell weniger wichtigere Flugreise antreten zu können. Sinnvoll wäre es also, das Mobilitätsbudget mit Verkehrsmittelvorgaben zu verknüpfen.
  • Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden eine Mobilitätskreditkarte zur Verfügung. Diese kann mit einem frei verfügbaren Mobilitätsbudget aufgeladen werden, welches sowohl beruflich als auch privat genutzt werden kann und an keine Mobilitätsformen oder -anbieter gebunden ist. Nach Bedarf können Sie (je nach Anbieter) aber auch einzelne Mobilitätsformen insgesamt oder nur zu bestimmten Zeiten ausschließen. Ein weiterer Vorteil: Die Geschäftsreisen werden direkt über die Kreditkarte abgerechnet, sodass Ihre Mitarbeiter:innen zukünftig auf das aufwändige Belegesammeln verzichten können.
  • Durch die Nutzung betrieblicher Mitfahr-Apps können Sie Ihre Mitarbeitenden untereinander vernetzen und so bei der Suche von Mitfahrgelegenheiten helfen.
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von (E-)Bikesharing, z. B. für die Fahrt zum/vom Bahnhof.
  • Alternativ kann auch ein Faltrad kostenfrei in der Bahn mitgenommen werden. Es lässt Reisende flexibel und selbstbestimmt die An- und Weiterreise zum/vom Bahnhof bewerkstelligen.
  • Die sogenannte "Letzte Meile" vom oder zum Bahnhof kann auch per Ride Hailing oder mit dem Taxi gefahren werden. Sensibiliseren Sie Ihre Mitarbeitenden, hierbei bewusst elektrische Fahrzeuge zu bestellen oder vor Ort auszuwählen.
  • Auch Reisen mit dem Fernbus sind eine (gegenüber PKW-Nutzung) relativ klimaschonende Alternative, wenngleich die Fahrzeiten meist deutlich länger als mit der Bahn sind.

Monitoring von Kennzahlen

Erfassen und kontrollieren Sie wichtige Kennzahlen regelmäßig, um Einsparpotenziale frühzeitig zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zu entwickeln. Diese Kennzahlen können z. B. folgende sein:

  • CO2-Emissionen
  • Anzahl von Geschäftsreisen (insgesamt)
  • Anzahl von Geschäftsreisen (individuell)
  • Gefahrene km (insgesamt pro Mitarbeiter:in)
  • Gefahrene km (durchschnittlich pro Mitarbeiter:in)
  • Verkehrsmittelwahl

Die durch eine Geschäftsreise entstandenen CO2-Emissionen können und sollten Sie kompensieren. Diese Möglichkeit ist als Ergänzung zu sehen. Priorität haben Verkehrsvermeidung und die umweltverträgliche Gestaltung von notwendigen Geschäftsreisen.

Verhaltensänderungen Ihrer Mitarbeitenden können Sie evaluierbar machen, indem Sie den tatsächlich verfügbaren Entscheidungskontext der einzelnen Reiseplanungen speichern. Auf diese Weise können sie verpasste Möglichkeiten zur CO2-Reduktion sowie positive Verhaltensänderungen identifizieren.

Einbezug Ihrer Mitarbeitenden

Ihre Mitarbeiter:innen sind ein entscheidender Faktor in der Umsetzung von Maßnahmen – schließlich hat ihr Verhalten einen erheblichen Einfluss auf Ihren Erfolg. Wichtig ist es, Ihre Mitarbeiter:innen frühzeitig in den Prozess einzubinden, um die Akzeptanz der geplanten Maßnahmen zu erhöhen. Außerdem können Sie verschiedene Anreize setzen, um Ihre Mitarbeiter:innen zum gewünschten Verhalten zu lenken.

  • Schulungen zum allgemeinen Thema Nachhaltigkeit und dessen Bedeutung sensibilisieren Ihre Mitarbeitenden und erhöhen somit ihre Akzeptanz gegenüber Maßnahmen.
  • Durch Fahr- oder Sprit-Spartrainings fördern Sie eine sparsame Fahrweise Ihrer Mitarbeitenden.
  • Interne Wettbewerbe können den Ehrgeiz Ihrer Mitarbeitenden wecken und sie zusätzlich motivieren, ihr Verhalten zu verändern und z. B. treibstoffsparender zu fahren.
  • Nutzen Sie interne Benefits, um Ihre Mitarbeitenden zu motivieren.
  • Um das Fahrverhalten Ihrer Mitarbeitenden zu tracken und z. B. hinsichtlich Brems- und vorausschauendem Fahrverhalten zu analysieren, können Sie einen Bordcomputer verwenden. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, sowohl den Kraftstoffverbrauch als auch die CO2-Emissionen zu verringern. Ein positiver Nebeneffekt: Durch die achtsamere Fahrweise sinkt auch die Wahrscheinlichkeit für Unfälle. Die dadurch gewonnenen Daten können Sie z. B. auch als Grundlage für einen internen Wettbewerb nutzen.
  • Bilden Sie eine interne Arbeitsgruppe, um das Thema Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen voranzubringen. Dadurch garantieren Sie auch, dass Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in die Maßnahmenentwicklung eingebunden werden und realistische Ziele formuliert werden können.
  • Gewähren Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich gegenseitig weiterzubilden, z. B. durch Seminare von Mitarbeitenden für Mitarbeitende. So können sie sich gegenseitig über praktische Nachhaltigkeitsthemen (im Kontext der betrieblichen Mobilität) aufklären.
  • Durch regelmäßige Informationskampagnen, Newsletter etc. können Sie Ihre Mitarbeiter:innen kontinuierlich informieren und durch bisherige Erfolge motivieren.
  • Nutzen Sie Tools, die Sie beim Monitoring Ihrer Mitarbeitenden unterstützen. So können Sie z. B. Profile anlegen, erhalten Einblicke in Höhe der angefallenen Kosten und verbrauchten CO2-Emissionen Ihrer einzelnen Mitarbeiter:innen. Je nach Tool können Sie Ihren Mitarbeitenden auch individuelle Limits setzen.
  • Messen Sie die CO2 Einsparungen in Ihrem Unternehmen und entwickeln Sie ein Bonuspunkteprogramm zur Belohnung. Diese Bonuspunkte können Sie dann entweder spenden und/oder Ihren Mitarbeitenden z. B. zur Finanzierung einer BahnCard zur Verfügung stellen.
  • Führen Sie eine CO2-Uhr ein, um den CO2-Ausstoß für die Mitarbeitenden greifbarer zu machen. Diese kann entweder digital, z.B. auf dem Startbildschirm im Intranet, oder analog, z.B. in der Teeküche oder am Empfang, sichtbar gemacht werden. So kann gemeinsam an der Reduktion der Emissionen gearbeitet werden. (Beispiel: Driversity/Noerr)
  • Machen Sie es für Ihre Mitarbeiter:innen so einfach wie möglich, den Vorgaben Ihres Unternehmens zu folgen. Integrieren Sie die Reiserichtlinie direkt oder alternativ Checklisten zur Umsetzung nachhaltiger Geschäftsreisen in Ihr Buchungstool. Sie können auch einen Entscheidungsbaum entwerfen, der Ihre Mitarbeitenden bei der Entscheidungsfindung ob/wie gereist wird, unterstützt.

Pflege von Kundenbeziehungen

Der Aufbau neuer Kundenbeziehungen und die Pflege bestehender Kontakte ist von immenser Wichtigkeit für Unternehmen. Geschäftsreisen stellen jedoch nur eine von vielen Möglichkeiten dar, um Kontakte aufzubauen und zu pflegen. Digitale Tools und Formate bieten neue, innovative Möglichkeiten, die Sie Ihren Mitarbeitenden sowie Kunden zur Verfügung stellen sollten, um Ihr Kundenbeziehungsmanagement in Zukunft zu stärken.

So können Sie z. B. durch die Nutzung verschiedener Kanäle den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht werden und schnellere Interaktionen ermöglichen. Hierzu gehören z. B. die Erreichbarkeit über Messenger-Apps, das Angebot von persönlichen Online-Sprechstunden bzw. Online-Beratungsgesprächen oder auch die Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen.Dabei ist nicht zu unterschätzen, wie viel hochwertige professionelle Technologie zum Erfolgserleben digitaler Meetings beiträgt. Vertrauen, wahrgenommene Qualität des Inputs und Ausdruckskraft stiegen laut einer Studie nur allein durch den Einsatz guter Technologie (Jabra; PBS Business). Bedenken Sie dies und rüsten Sie Ihre Mitarbeitenden mit hochwertigen Hilfsmitteln aus.

Vor Ort

Die Mobilität macht zwar einen großen Anteil der CO2-Emissionen aus, die bei einer Geschäftsreise anfallen, aber auch während des Aufenthaltes gibt es verschiedene Möglichkeiten, um CO2 einzusparen.

  • Treffen Sie auch bei der Wahl der Unterkunft klimafreundliche Buchungsentscheidungen. Nachhaltige Hotelstandards, wie z. B. die HRS Green Stay Initiative, unterstützen Sie und Ihre Mitarbeitenden bei der Orientierung. Falls Ihre Mitarbeitenden die Unterkünfte für ihre Geschäftsreise eigenverantwortlich buchen, entwickeln Sie klare Vorgaben, welche Standards erfüllt werden sollen.
  • Auch bei der Mobilität vor Ort ist es wichtig, klimafreundliche Alternativen wie den ÖPNV bevorzugt zu nutzen. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeitenden auch die Nutzung von (E-)Bikesharing ermöglichen oder auf Ride-Pooling-Taxi-Dienstleister zurückgreifen. Diese kombinieren die Fahrten verschiedener Fahrgäste, sodass die CO2-Emissionen pro Person geringer ausfallen.