Es liegt allein in der Verantwortung Ihres Unternehmens, welche Regelungen zur betrieblichen Mobilität getroffen werden. Nehmen Sie diese Verantwortung wahr!

Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits Richtlinien wie eine Fuhrpark-/Car-Policy oder Geschäftsreiseregelungen? Werden auch an anderen Stellen mobilitätsbezogene Aspekte geregelt? Etablieren Sie eine MobilityPolicy, in der alle die Mobilität betreffenden Aspekte geregelt werden. Dadurch wird die Vielfalt der Möglichkeiten („Mobilitäts-Buffet“) besser im Überblick sichtbar.

Die mobilitätsbezogenen Regelungen in Ihrem Betrieb sollten auf die grundsätzliche Unternehmensstrategie Bezug nehmen und den Zusammenhang zwischen Teilkonzepten/-zielen wie der Nachhaltigkeits- und/oder Klimastrategie transparent machen. In den Regelwerken sollten diese Grundlagen und Zielsetzungen deshalb explizit benannt werden.

Sie können die Regelungen selbst ausformulieren und als Unternehmen verabschieden. Die Richtlinien geben somit den erklärten Willen der Geschäftsleitung als das für das Unternehmen maßgeblich handelnde Organ wieder. Neben grundlegenden Aspekten wie Transparenz, Klarheit, Compliance sind natürlich auch weitere Rahmenbedingungen wie Gesetze und Verordnungen zu beachten, wozu auch steuerrechtliche Aspekte gehören. Denken Sie auch daran, ggf. andere Regelwerke wie z.B. Arbeits- und Dienstverträge bzgl. mobilitätsbezogener Aspekte (z.B. Dienstwagenbereitstellung, Mobilitätsbudget) anzupassen. Im Idealfall kümmert sich ein:e Mobilitätsmanager:in oder ein:e Mobilitätsbeauftragte:r um all diese Punkte. Die VDI-Richtlinie 5110, Blatt 1 gibt Ihnen hierzu Hilfestellung.

Wägen Sie vorher ab, welche Anreize Ihre Regelungen geben – ob bewusst/gewollt oder evtl. indirekt/unbewusst. Werden die Impulse so gegeben, dass ein Ergebnis im Sinne Ihrer Unternehmenszielsetzung zu erwarten ist?

Je nach gelebter Unternehmenskultur kann es vorteilhaft sein, andere Akteursgruppen wie z.B. die Beschäftigten oder deren Vertretung (Betriebsrat) in die Formulierung von Regelwerken einzubeziehen (z.B. in Form von Betriebsvereinbarungen). So können gute Vorschläge aus der Belegschaft einfließen und zudem die Akzeptanz der Regelungen gesteigert werden. Kommunizieren Sie im Anschluss die neuen Richtlinien und verdeutlichen Sie, warum Sie die Regelungen final so verabschiedet haben, einschließlich Ihrer Abwägung bei Zielkonflikten.

Es kann notwendig sein, Ausnahmen von der grundlegenden Regelung zuzulassen. Legen Sie die Kriterien für Ausnahmen möglichst konkret fest. Haben Sie jedoch auch ein Auge darauf, dass die Vorgaben umgesetzt werden und z.B. Ausnahmen nur in wirklich begründeten Fällen zugelassen werden. Bei wiederholten oder gravierenden Verstößen sollten Sie intervenieren.

Tragen die Regeln und deren praktische Handhabung zum Erreichen der Ziele bei? Unterziehen Sie Ihre Mobilitätsvorgaben einem Controlling. Erfassen Sie entsprechende Daten und analysieren Sie regelmäßig Auswertungen etc. Definieren Sie Zielwerte und Indikatoren und verfolgen Sie, ob sich diese wie gewünscht entwickeln. Kommunizieren Sie erreichte (Zwischen-)Ziele, aber auch Fehlentwicklungen an die Belegschaft. Falls erforderlich, müssen Sie nachsteuern.